NemHandel elektronisk faktura sådan vælger du den rette løsning til din virksomhed
En NemHandel elektronisk faktura er mere end en digital kopi af en papirfaktura. Den indeholder strukturerede data, som kan sendes direkte fra leverandørens system til kundens økonomisystem.
Det giver virksomheder mulighed for at automatisere bogføring, reducere manuelle fejl og følge fakturaens behandling mere præcist. Den største gevinst opstår, når NemHandel forbindes direkte med virksomhedens ERP eller bogføringssystem.
En integreret løsning kan validere oplysninger, finde den korrekte modtager og sende fakturaen i det format, kunden accepterer. Derfor bør valget af løsning baseres på hele fakturaprocessen og ikke kun på prisen pr faktura.
Hvad er en NemHandel elektronisk faktura
NemHandel er den danske digitale infrastruktur til udveksling af elektroniske forretningsdokumenter.
En elektronisk faktura sendes i et standardiseret og struktureret format, så modtagerens system kan læse og behandle oplysningerne automatisk. Det adskiller den fra en PDF vedhæftet en e mail, som ofte kræver manuel registrering eller dataudtræk.
Modtageren identificeres normalt med et CVR nummer eller et GLN EAN nummer. Fakturaløsningen foretager derefter et opslag for at finde det relevante modtagersystem og den dokumentprofil, som kunden understøtter.
Er NemHandel faktura obligatorisk i Danmark
Elektronisk fakturering skal anvendes, når en virksomhed sender fakturaer til offentlige myndigheder og institutioner i Danmark. NemHandels officielle vejledning fastslår, at virksomheder altid skal bruge elektronisk fakturering, når de fakturerer offentlige kunder.
Ved handel mellem private virksomheder er elektronisk fakturering som udgangspunkt frivillig. Mange større virksomheder stiller dog krav om elektroniske fakturaer for at automatisere deres indkøbs og økonomiprocesser.
Virksomheder med både offentlige og private kunder bør vælge en løsning, der kan håndtere forskellige modtagere fra samme system. Det reducerer behovet for separate portaler og manuelle arbejdsgange.
NemHandel elektronisk faktura i tal
NemHandel anvendes allerede til store mængder elektroniske forretningsdokumenter mellem virksomheder og offentlige myndigheder.
Tallene viser, at elektronisk fakturering er en etableret del af den danske digitale infrastruktur. Virksomheder bør derfor betragte NemHandel som en central del af deres faktura og ERP strategi.
Hvordan sender man en elektronisk faktura via NemHandel
En automatiseret NemHandel proces består normalt af følgende trin
Fakturaen oprettes i ERP eller bogføringssystemet
Kundens CVR eller GLN EAN nummer identificeres
Modtagerens registrering og dokumentprofil kontrolleres
Fakturaen konverteres til det nødvendige format
Obligatoriske felter og beløb valideres
Dokumentet sendes gennem et NemHandel adgangspunkt
Status og eventuelle fejl returneres til virksomheden
Virksomheder uden en integreret løsning kan anvende NemHandel Fakturablanketten på Virk til at sende en faktura eller kreditnota til en offentlig myndighed.
Virksomheder, der allerede anvender et digitalt bogføringssystem, kan normalt sende direkte gennem systemet. Det er ofte den nemmeste løsning ved regelmæssig fakturering.
Hvad er forskellen på en PDF og en elektronisk faktura
En PDF faktura er digital, men oplysningerne er ikke nødvendigvis struktureret til automatisk behandling. Modtageren kan derfor være nødt til at indtaste data manuelt eller anvende OCR software.
En NemHandel elektronisk faktura indeholder strukturerede felter for eksempelvis fakturanummer, dato, moms, betalingsoplysninger, varelinjer og køberreferencer.
Data kan derfor valideres og bogføres direkte i modtagerens økonomisystem. Elektroniske fakturaer kan give hurtigere levering, behandling og betaling samt reducere risikoen for manuelle fejl.
Denne forskel er især vigtig for virksomheder, der behandler mange fakturaer. Automatisk behandling reducerer dobbeltindtastning og gør det lettere at finde årsagen til en afvist faktura.
Hvad koster en NemHandel faktura løsning
Prisen afhænger af fakturavolumen, ERP system, antal virksomheder, dokumentformater og behovet for integration og support.
Markedet omfatter gratis løsninger med begrænsninger, abonnementsbaserede løsninger og modeller med betaling pr dokument.
En virksomhed bør ikke kun sammenligne abonnementsprisen. Den samlede omkostning omfatter også implementering, integration, vedligeholdelse og medarbejdernes tidsforbrug.
Undersøg derfor om tilbuddet inkluderer
Afsendelse og modtagelse af fakturaer
Opslag i NemHandelsregisteret
Validering af fakturadata
Konvertering mellem forskellige formater
Håndtering af fakturaer og kreditnotaer
Fejlbeskeder og statusovervågning
Integration med ERP eller økonomisystem
Support til flere virksomheder og lande
En enkel portal kan være tilstrækkelig ved få fakturaer. Ved større volumener giver en integreret løsning normalt bedre kontrol og mindre manuelt arbejde.
Hvorfor bliver en NemHandel faktura afvist
En faktura kan blive afvist, hvis oplysninger mangler eller ikke følger kundens tekniske krav.
Hyppige fejl omfatter forkert CVR eller GLN EAN nummer, manglende køberreference, ugyldig moms, fejl i fakturatotalen, forkert valuta eller en dokumentprofil, som modtageren ikke understøtter.
Problemet er ikke kun selve afvisningen. Hvis fejlen ikke vises tydeligt i ERP systemet, kan fakturaen stå ubehandlet, mens leverandøren forventer betaling.
En god løsning bør derfor kontrollere dokumentet før afsendelse og returnere en forståelig fejlbesked til økonomiafdelingen.
Hvordan vælger man den bedste NemHandel løsning
Den rette løsning skal passe til virksomhedens eksisterende systemer og fremtidige behov.
Vurder om leverandøren kan integrere direkte med jeres ERP, håndtere både NemHandel og Peppol samt understøtte de formater, som jeres kunder anvender.
Løsningen bør også give fuld sporbarhed. Medarbejderne skal kunne se, om fakturaen er oprettet, valideret, sendt, modtaget eller afvist.
For virksomheder med internationale kunder er det en fordel at vælge en platform, der kan samle danske og grænseoverskridende fakturaflows. Dermed undgår virksomheden at implementere en ny løsning for hvert marked.
Automatiser NemHandel elektronisk faktura med HubBroker
HubBroker kan forbinde jeres ERP eller bogføringssystem med NemHandel og andre elektroniske fakturanetværk.
Platformen kan automatisere konvertering, validering, routing og behandling af statusmeddelelser. Det giver økonomiafdelingen en mere ensartet proces og reducerer afhængigheden af portaler, filuploads og manuel fejlsøgning.
Få analyseret jeres nuværende fakturaflow og identificer de områder, hvor en integreret NemHandel løsning kan reducere fejl, behandlingstid og administrative omkostninger.